Zmiany w instytucjach publicznych powinny poprawiać jakość ich pracy na rzecz obywateli

W
seminarium
wzięli
udział
reprezentanci
administracji
publicznej,
środowisk
naukowych
oraz
praktycy
specjalizujący
się
we
wdrażaniu
zmian.

„Podstawowym
zadaniem
instytucji
publicznej
jest
służyć
klientom.
Mamy
perspektywę
klientocentryczną.
To
oznacza,
że
wszystkie
nasze
działania
muszą
poprawiać
jakość
pracy
na
rzecz
obywateli.
Z
tego
też
względu
pomocna
jest
technologia,
która
ma
służyć
temu,
żebyśmy
mogli
być
bardziej
efektywni”
–
podkreślił
prezes
ZUS
Zbigniew
Derdziuk
na
inauguracji
kolejnego
seminarium
ZUSlab.

„Jeśli
czymś
zarządzamy,
to
cały
czas
to
zmieniamy.
Ważne
jest
to,
że
zmiana
się
nie
ziści,
jeśli
nie
nadana
się
jej
odpowiednio
wysokiej
rangi.
Odniosę
się
do
przykładu
deregulacji:
usłyszeliśmy
od
premiera,
że
to
priorytet
i
przypominamy
o
tym
w
rządzie
regularnie”
–
mówił
minister
Maciej
Berek,
członek
Rady
Ministrów,
przewodniczący
Komitetu
Stałego
Rady
Ministrów.

Prof.
Piotr
Wachowiak,
rektor
Szkoły
Głównej
Handlowej
(SGH)
w
Warszawie,
podkreślał
podczas
seminarium:
„Podstawowym
celem
zarządzania
zmianą
jest
podniesienie
sprawności
organizacji,
jednak
zbyt
często
zmiany
doprowadzają
do
jej
obniżenia.
Dlatego
tak
ważne
jest
staranne
przygotowanie
do
wprowadzania
każdej
zmiany”.

„Wdrażając
zmianę
trzeba
się
zastanowić
jak
wyczuć
gdzie
jest
granica
wydolności
organizacji
–
żeby
jej
nie
przekroczyć.
Jak
ją
przekroczymy,
to
nie
zrealizujemy
zmiany
i
będziemy
mieli
dodatkowo
negatywne
konsekwencje
w
funkcjonowaniu
instytucji,
którą
chcieliśmy
zmienić”
–
zaakcentował
minister
Maciej
Berek.

Spotkanie
poświęcono
analizie
kluczowych
czynników
umożliwiających
instytucjom
takim
jak
ZUS
skuteczne
podejmowanie
nowych
wyzwań
w
zmieniającym
się
otoczeniu
prawnym
i
technologicznym.
Uczestnicy
dyskutowali
również
m.in.
o
wpływie
algorytmizacji,
automatyzacji
oraz
sztucznej
inteligencji
na
funkcjonowanie
administracji.
Szczególne
miejsce
w
dyskusji
miały
również
zagadnienia
związane
z
równoczesnym
wdrażaniem
nowych
zadań
oraz
utrzymaniem
wysokiej
jakości
obsługi
obywateli.

Prof.
Piotr
Wachowiak
z
SGH
mówił
o
teoretycznym
i
praktycznym
podejściu
do
sprawności
instytucji
publicznych
w
zarządzaniu
zmianą.
Przypomniał,
że
zarządzanie
zmianą
to
proces,
w
wyniku
którego
organizacja
staje
się
inną,
niż
była
dotychczas.

„Ważne
jest,
żeby
stała
się
nie
tylko
inna,
ale
żeby
się
stała
lepsza.
Zarządzamy
zmianą
po
to,
żeby
nasze
organizacje
dostosowały
się
do
zmieniających
się
warunków:
rynkowych,
technologicznych,
organizacyjnych
i
kulturowych”
–
stwierdził
rektor
SGH.

Prof.
Wachowiak
zaznaczył,
że
najtrudniejsza
do
przeprowadzenia
jest
zmiana
kulturowa:
„Możemy
nabyć
nowe
kompetencje,
nowe
umiejętności,
ale
przeprowadzenie
zmian
wartości,
norm,
pewnych
zasad
przy
zarządzaniu
zmianą
jest
najtrudniejsze”.

„Musimy
zawsze
sobie
odpowiedzieć,
czy
zmiana,
stopień
sformalizowania,
nie
doprowadzi
do
obniżenia
sprawności
organizacji.
Są
dwa
podstawowe
parametry
sprawności:
ekonomiczność
i
skuteczność.
Ekonomiczność
to
efekty,
które
przewyższają
nakłady.
Jeśli
nie
przewyższają,
to,
niestety,
zmiana
nie
będzie
zmianą
sprawności.
Skuteczność
zaś
to
doprowadzenie
do
określonego
celu”
–
wskazał
prof.
Piotr
Wachowiak.

W
panelu
dyskusyjnym
w
drugiej
części
konferencji
uczestniczyli:
Renata
Bielak,
wiceprezes
Głównego
Urzędu
Statystycznego
(GUS)
w
Warszawie,
Beata
Pawlińska-Wiak,
dyrektor
II
oddziału
ZUS
w
Warszawie,
Anna
Pertkiewicz,
kierownik
działu
ładu
architektonicznego
w
Naukowej
i
Akademickiej
Sieci
Komputerowej
–
Państwowym
Instytucie
Badawczym
(NASK),
Dorota
Słowik,
dyrektor
departamentu
kontrolingu
w
centrali
ZUS
oraz
Zbigniew
Derdziuk,
prezes
ZUS.

Uczestnicy
panelu
dyskutowali
m.in.
o
wpływie
algorytmizacji,
automatyzacji
oraz
sztucznej
inteligencji
na
funkcjonowanie
administracji.
Szczególne
miejsce
w
dyskusji
miały
zagadnienia
związane
z
równoczesnym
wdrażaniem
nowych
zadań
oraz
utrzymaniem
wysokiej
jakości
obsługi
obywateli.

„Na
liderach
spoczywa
odpowiedzialność,
żeby
pracownicy,
wykonawcy
decyzji,
które
zapadają
czasami
nawet
ponad
liderami,
byli
w
stanie
przygotować
zespoły
do
tego,
żeby
odpowiednio
do
zmiany
podejść
i
ją
odpowiednio
wdrożyć”
–
powiedziała
podczas
panelu
prezes
Renata
Bielak
z
GUS.

Prezes
Zbigniew
Derdziuk
podkreślił,
że
przed
ZUS
stają
nie
tylko
zadania
zewnętrzne,
stawiane
przez
instytucje
państwowe,
ale
jednocześnie
wewnętrzne,
jak
modernizowanie
działania
Zakładu,
przy
ciągłym
realizowaniu
jego
zadań.

„Dlatego,
jak
to
wynika
z
moich
doświadczeń,
rolą
menedżera
jest
bycie
>>parasolem
ochronnym<<
dla
naszego
świata
wewnętrznego,
który
oczekuje,
że
menedżer
pełnić
będzie
rolę
przewodnika
i
zabezpieczy
odpowiednie
zasoby
do
realizacji
tego
celu.
W
zarządzaniu
zmianą
ważne
jest
też
pokazanie
pracownikom,
że
możliwe
jest
wprowadzenie
zmian
w
dobrym
klimacie”
–
zaznaczył
prezes
Derdziuk.

Dodał,
że
jest
dumny
z
tego,
że
w
ZUS-ie
znalazła
się
grupa
liderów,
którzy
pozwolili
na
wprowadzenie
tego
dobrego
klimatu.

„Niezależnie
od
tego,
czy
prezes
jest
w
ten
proces
mniej
lub
bardziej
zaangażowany,
to
zadanie
jest
wykonywane,
bo
mamy
zespół
odpowiedzialnych
pracowników”
–
podkreślił
Zbigniew
Derdziuk.

Anna
Pertkiewicz
z
NASK
powiedziała,
że
kiedy
zaczyna
doradzać
jako
audytor
w
sprawie
wprowadzenia
zmian
w
jakiejś
instytucji,
to
zaczyna
od
pracy
z
osobami
zatrudnionymi
tam
na
najniższym
szczeblu,
ponieważ
gdy
o
planowanych
lub
już
wprowadzanych
zmianach
dowiadują
się
dopiero
po
pewnym
czasie,
pojawia
się
u
nich
opór,
czasami
wręcz
agresywny
lub
depresyjny.

„Owszem,
muszą
być
grupy,
które
zarządzają
całością,
to
są
dyrektorzy
odpowiadający
za
strategię,
ale
jest
możliwość
wciągnięcia
do
wprowadzania
zmian
pracowników
na
różnych
szczeblach
zarządzania,
bo
największą
wiedzę
o
organizacji
mają
pracownicy”
–
wskazała
Pertkiewicz.

Dyrektor
Dorota
Słowik
z
centrali
ZUS
zaznaczyła,
że,
jej
zdaniem,
w
efektywnym
wdrożeniu
zmiany,
kluczowe
są
dwa
aspekty:
przejrzysta,
kompleksowa
legislacja
i
zabezpieczenie,
właśnie
na
poziomie
legislacji,
odpowiednich
zasobów
dla
instytucji,
które
ją
wdrażają.

„Warto,
żeby
w
procesie
przygotowania
legislacji
angażować
instytucje,
które
następnie
będą
jej
realizatorami.
Są
w
nich
pracownicy,
którzy
realizują
merytorycznie
te
zadania,
ale
są
również
ci
pracownicy,
którzy
są
w
pierwszej
linii
kontaktu
z
klientem.
Wyzwaniem
jest
kwestia
przywództwa,
czyli
wyznaczenia
celu
przez
kierownictwo,
tak
żeby
pracownicy
wiedzieli,
do
czego
dążą,
co
realizują,
a
następnie
działanie
na
zasadzie
kultury
zaufania,
współpracy,
poczucia
wspólności
i
jednego
celu,
do
którego
dążymy
jako
organizacja”
–
powiedziała
dyrektor
Słowik.

Dyrektor
Beata
Pawlińska-Wiak
z
II
oddziału
ZUS
w
Warszawie
powiedziała,
że
wdrażając
zmianę,
musimy
wiedzieć,
„co
chcemy
zrobić,
z
kim
chcemy
to
robić
i
jak
to
robić
skutecznie”
oraz
zaangażować
do
tego
odpowiednie
osoby.

„To
jest
absolutne
clue
na
każdym
etapie
wdrażania
zmiany.
Specjaliści
będą
z
pewnością
od
tego,
żeby
wykonywać
to
zadanie
w
zmienionej
formule,
natomiast
do
komunikacji
musimy
zaangażować
także
tych,
którzy
są
faktycznymi
liderami.
Nie
zapominajmy
też
o
tych,
którzy
w
tej
zmianie
mają
inne
zdanie.
My
ich
głosu
nie
>>zamiatamy
pod
dywan<<.
My
wręcz
mówimy
o
tym,
że
bez
nich
ta
zmiana
się
nie
uda”
–
podsumowała
dyrektor
Pawlińska-Wiak.

Uczestnicy
spotkania
zgodzili
się,
że
w
każdym
procesie
zmian
istotna
jest
odpowiednia
komunikacja
dopasowana
do
każdej
istotnej
grupy
odbiorców.

Seminaria
ZUSlab
to
inicjatywa
mająca
na
celu
budowanie
przestrzeni
do
dialogu
między
praktyką
a
nauką,
są
prowadzone
przez
ekspertów
w
swojej
dziedzinie
–
na
każdym
z
nich
poruszane
są
ważne
i
aktualne
tematy
z
zakresu
ubezpieczeń
społecznych.

Relację
z
debaty
można
obejrzeć
online
–

na
kanale
Elektroniczny
ZUS
na
YouTube

Źródło
informacji:
PAP
MediaRoom